El proceso de  certificación

El proceso de certificación, tiene como objetivo garantizar que las instituciones de educación superior (IES), sigan un conjunto de sistemas de validación y certificación y de salvaguardia para medir los esfuerzos de sostenibilidad ambiental en sus campus universitarios.

Un elemento clave de la certificación UNIVERSIDAD VERDE™, es el uso de un modelo de certificación flexible, un proceso único que está diseñado para rastrear métricas personalizadas y compartibles (como la gestión de residuos y la reducción del consumo de energía, la sostenibilidad de los materiales de los activos inmobiliarios, los proyectos paisajísticos y de espacios verdes, el ahorro y uso eficiente del agua, la movilidad y una base sólida de sus currículos educativos sobre medio ambiente, son algunas de éstas), que a través de estándares de acreditación sólidos abarca objetivos ambientales a largo plazo para universidades que ya tienen un alto rendimiento, así como puntos de entrada de reconocimiento para aquellas que están dando los primeros pasos hacia la sostenibilidad e implementen salvaguardas ambientales efectivas para identificar cualquier riesgo del proyecto por adelantado, prevenir cualquier daño y mejorar la eficacia y sostenibilidad de los resultados

El proceso de certificación, generalmente requerirá en promedio 2 años y, en las circunstancias más favorables, se puede lograr dentro de los 12 meses posteriores a la solicitud. El proceso de recertificación es más corto. Durante el proceso de certificación, las políticas y procedimientos, el historial y la capacidad demostrada de una Universidad solicitante para emprender acciones, campañas y proyectos ambientales se evalúan según los estándares de UNIVERSIDAD VERDE™.

Etapas del  proceso

Las Universidades que no están certificadas pueden iniciar el proceso. Son siete las etapas clave en el proceso para convertirse en una universidad certificada.

- Paso uno: Realizar una autoevaluación
- Paso dos: Hacer una solicitud inicial
- Paso tres: Preparar una aplicación
- Paso cuatro: Revisión documental
- Paso cinco: Reunión de evaluación previa (online)
- Paso seis: Evaluación inicial completa en el sitio
- Paso siete: Concesión de la certificación

Paso 1

Las IES que deseen convertirse en una universidad certificada deben realizar una autoevaluación de sus políticas, procedimientos y sistemas con respecto a los requisitos de acreditación establecidos. El Manual Técnico “Universidad Verde - Sistema de Evaluación y Certificación de la Sostenibilidad Ambiental de las Instituciones de Educación Superior” detalla lo que es apropiado para ayudar a los solicitantes y a las IES certificadas a obtener y mantener el cumplimiento de los requisitos de acreditación. El Manual, incluye la descripción de cada indicador para los criterios mínimos que deben cumplirse; éstos pueden usarse para realizar una autoevaluación.

Llevar a cabo una autoevaluación exhaustiva debería ayudar al solicitante a estar preparado para los siguientes pasos en el proceso de certificación. Por tanto, la autoevaluación, le permitirá conocer:

• Si se considera que tienen plena capacidad jurídica para demostrar que sus actividades entran en el ámbito de las instituciones cubiertas por el sistema educativo;
• Tiene una misión que es apropiada para una institución de educación superior;
• Si cuenta con el reconocimiento, la acreditación y/o su derecho a otorgar títulos;
• Cuáles son sus acuerdos institucionales, incluidos acuerdos de articulación entre sus campus y programas de grado/licenciatura y posgrado;
• Su historial, teniendo en cuenta si sus sistemas, políticas, procedimientos y directrices se han implementado de forma sistemática;
• Si cuenta con un núcleo de profesores cualificados;
• Si tiene un proceso sistemático para garantizar la mejora continua del currículo y la entrega del programa.
• Debe garantizar los recursos y servicios adecuados para respaldar sus programas.
• Tiene una perspectiva razonable de satisfacer los criterios de UNIVERSIDAD VERDE™ en los dos años siguientes a su declaración de admisibilidad.

En la etapa de autoevaluación, un solicitante potencial debe informar acerca de una posible solicitud de acreditación a todos los empleados y contratistas que puedan estar involucrados en el proceso de solicitud y la evaluación inicial. Las partes interesadas clave deben ser informadas sobre:

• Requisitos y las normas y criterios mínimos para la certificación.
• Próxima reunión de evaluación previa que permitirá hacer preguntas sobre el proceso de certificación.
• Hecho de que pueden ser entrevistados y observados como parte del proceso de evaluación.

Los posibles solicitantes también deben pensar en comunicarse, por ejemplo, con:

• Recursos humanos, que pueden llevar registros de descripción de puestos, desempeño y planes de capacitación.
• Directores o Gerentes que lideran equipos que realizan trabajos en aspectos claves como: currículo e investigación, funcionamiento del campus, planificación y capacidad institucional.
• Líderes técnicos y aquellos que realizan trabajos orientados a una mejora de los resultados medioambientales de las facultades y universidades.
• El/los responsables de aseguramiento de la calidad, seguridad y medio ambiente.
• Otros equipos técnicos, que puedan ayudar a obtener una imagen clara de las prácticas ambientales actuales de la IES.

Una vez que una IES está segura de que tiene las credenciales para convertirse en una UNIVERSIDAD VERDE™ certificada, puede iniciar el proceso de solicitud.

Paso 2

Todos los solicitantes de certificación que estén preparados para presentar una solicitud formal, deben solicitar unirse a la Plataforma de Acreditación Digital - PAD de UNIVERSIDAD VERDE™ solicitando acceso a una cuenta en línea. Una vez que se acepte la solicitud, los solicitantes recibirán un inicio de sesión para acceder al PAD. Se les pedirá que completen un formulario de solicitud en línea dentro del PAD.

Las universidades envían su solicitud en el PAD después de haber completado el formulario de solicitud de certificación en línea. Las tarifas de solicitud se pagan en este punto para iniciar el proceso de certificación.

Una vez que se reciben las tarifas de solicitud, el equipo de certificación revisa la solicitud para garantizar que el solicitante de certificación tiene una misión que es apropiada para una institución de educación superior y se alinee con la misión y los objetivos estratégicos clave de UNIVERSIDAD VERDE™. Se prevé que el equipo de certificación puede tardar hasta un mes en confirmar la elegibilidad de la institución.

Adicionalmente, la universidad deberá enviar una carta de intención (con membrete de la institución y firmada por el director o Rector de la Universidad (o equivalente), en la cual se confirma que acepta y entiende los criterios de certificación de UNIVERSIDAD VERDE™, que ha leído y aceptado los gastos detallados en el documento -Tasas de certificación-. La carta y el programa de costes firmado pueden escanearse y enviarse por correo electrónico al gestor de cuentas designado.

Considere que la tasa de certificación de la fase de solicitud NO es reembolsable inclusive si la institución no cumpliera con los principales criterios de elegibilidad para la certificación

Paso 3

Una vez que se acepte la solicitud, se les pedirá a los solicitantes que midan su desempeño ambiental dentro de la Plataforma de Acreditación Digital - PAD de UNIVERSIDAD VERDE™ (esta es la parte principal de la solicitud de certificación). Las IES deberán desarrollar métricas personalizadas y compartibles, bajo algunas o todas las categorías enumeradas a continuación.

1. Educación & programas
2. Investigación científica
3. Planificación & operaciones del campus
4. Creación de valor & cooperación

Para obtener una descripción completa y directrices sobre los requisitos de informes y los criterios de crédito de UNIVERSIDAD VERDE™, consulte el Manual Técnico “Universidad Verde - Sistema de Evaluación y Certificación de la Sostenibilidad Ambiental de las Instituciones de Educación Superior”, que es un documento basado en datos que recoge información sobre las operaciones del campus, los programas, el profesorado, los estudiantes, entre otras cosas.

En esta etapa se le asignará un Asesor de UNIVERSIDAD VERDE™ para recibir asesoramiento sobre las métricas de impacto e indicadores de verificación que han demostrado funcionar en instituciones de educación superior de alto rendimiento. El Asesor, es el único profesional reconocido por UNIVERSIDAD VERDE™ para realizar procesos de evaluación con nuestra metodología de desempeño ambiental. No es competencia del Asesor la puesta en marcha del sistema de indicadores o la elaboración de cualquier otra documentación de acreditación.

El Asesor y el equipo de certificación, apoyarán a la institución ofreciéndole comentarios consultivos diseñados para ayudar a mejorar la institución en cada una de las cuatro categorías enumeradas anteriormente. La institución deberá presentar las mediciones de cada métrica a su Asesor. También verifica si el solicitante de la certificación ha proporcionado suficiente información sobre su capacidad jurídica, sus acuerdos institucionales, sus iniciativas en materia ambiental y sus programas, y debe demostrar cómo se cumple cada uno de los criterios de certificación de UNIVERSIDAD VERDE™ utilizando las métricas personalizadas desarrolladas durante la fase anterior.

El equipo de certificación, también verificará si se ha proporcionado información sobre el historial del solicitante de garantizar los recursos y servicios adecuados para respaldar sus programas y si tiene una perspectiva razonable de satisfacer los criterios de UNIVERSIDAD VERDE™ en los dos años siguientes a su declaración de admisibilidad. Se prevé que muchas universidades tendrán que reunir y/o crear algunas de las políticas, procedimientos o prácticas requeridas y la documentación necesaria para cumplir con los requisitos de certificación.

El equipo de certificación puede hacer preguntas a los solicitantes sobre su solicitud de certificación con el objetivo de tener una solicitud completa. Esto a menudo implica una considerable correspondencia de ida y vuelta entre el solicitante, el asesor y el equipo de certificación.

Una vez revisada la documentación de certificación y resuelto cualquier problema, se invitará formalmente a la Universidad a convertirse en candidata a la certificación y pasará a la siguiente fase.

Paso 4

Una vez que se haya presentado el sistema de indicadores y/o a la documentación de certificación a través de la Plataforma de Acreditación Digital - PAD de UNIVERSIDAD VERDE™, el Evaluador líder realizará una revisión documental de la información proporcionada. Esto incluirá la revisión de las políticas, los procedimientos y los sistemas que respaldarán la solvencia en alguna o todas las categorías por parte del solicitante. La revisión evaluará si las políticas, los procedimientos y los sistemas cumplen con los requisitos de certificación que se establecen en las regulaciones y se aclaran más en el manual para tal fin.

El comité de certificación puede identificar inconsistencias o signos de incumplimiento en la documentación del solicitante. Cuando este sea el caso, el evaluador líder informará al representante autorizado. El evaluador líder solicitará la evidencia requerida para que el comité de certificación esté satisfecho de que se ha subsanado la inconsistencia o el incumplimiento. También se debe acordar un plazo para la provisión de la evidencia, sin embargo, la responsabilidad recae en el solicitante ya que el proceso de solicitud no progresará hasta que se considere que todas las políticas, procedimientos y sistemas cumplen con los requisitos de certificación.

Solicitudes de información adicional

El comité de certificación puede buscar más información de un solicitante durante su revisión de documentos si lo considera necesario para determinar el cumplimiento de los requisitos de certificación. Cuando este sea el caso, el evaluador líder informará al representante autorizado de:

• Información adicional requerida.
• Requisito de certificación que requiere la recopilación de la información.
• Plazo en el que se debe proporcionar la información al comité de certificación.

Si la institución puede demostrar mejoras positivas con descripciones que apoyen los cambios, los datos se presentarán al Panel de Certificación para su revisión.

Revisión independiente

Una vez que el comité de certificación esté satisfecho de que se cumplen los requisitos de integridad de la solicitud, los documentos presentados se envían al Panel de Certificación. El Panel de Certificación es un panel técnico independiente, compuesto por tres (3) expertos senior, que brinda asesoramiento, sobre los resultados de la evaluación y revisión exhaustivas de las solicitudes individuales de certificación.

En este punto, el Panel de Certificación puede pedir a los solicitantes que proporcionen aclaraciones, mientras se comunica con el comité de certificación.

En los casos en los que el Panel de Certificación considere que la presentación es inaceptable, el Evaluador líder proporcionará información completa por escrito sobre los motivos por los que es necesario un mayor desarrollo de las métricas de impacto. Tenga en cuenta que el Panel de Certificación puede tardar hasta cuatro semanas en revisar el progreso en el PAD y proporcionar a la institución información sobre si puede pasar a la siguiente fase del proceso de certificación.

Paso 5

El equipo de evaluación organizará una reunión de evaluación previa –en directo o live online- entre el Jefe de equipo y el representante autorizado del solicitante, junto con los empleados, contratistas y otros representantes clave de la institución. Estos representantes clave podrían incluir recursos humanos, TIC, adquisiciones y cualquier equipo técnico que pueda ayudar a obtener una imagen clara de las prácticas ambientales actuales de la IES.

El propósito de la reunión de evaluación previa es analizar los próximos pasos en el proceso de certificación, que implica una evaluación completa inicial en el sitio. Brinda una oportunidad para que el equipo de evaluación y el solicitante tengan un entendimiento compartido del proceso de evaluación.

El Jefe de equipo puede usar la reunión y la predisposición del solicitante para:

• Familiarizarse con las oficinas, las aulas, los laboratorios, el equipo, los sistemas físicos del solicitante y otras instalaciones clave del campus.
• Considerar y planificar posibles visitas de estudios de casos que se llevarán a cabo durante la evaluación completa in situ.
• Confirmar otros arreglos logísticos o administrativos para la evaluación in situ.
• Fijar las fechas de la visita de evaluación. En la mayoría de los casos, la institución necesitará al menos tres meses de antelación para preparar y organizar la visita de evaluación completa in situ.

La reunión, también es una oportunidad para que la institución muestre sus puntos fuertes en relación con los criterios de UNIVERSIDAD VERDE™.

Se debe reservar un día completo para esta reunión (aunque puede que no tome tanto tiempo y no se requerirá todo el personal en todo momento). El jefe de equipo y el representante autorizado deben trabajar juntos para planificar una agenda para el día.

Paso 6

Una visita in situ permite que el equipo de evaluación asignado evalúe los factores que no se pueden describir adecuadamente por escrito. El plan de la visita al sitio definirá los objetivos, el alcance, las actividades, el calendario y las funciones durante la visita de evaluación.

El objetivo

Una vez fijadas las fechas de la visita de evaluación, el propósito de la visita a las instalaciones es validar que el sistema de indicadores se implementa y/o práctica tal y como se define en la documentación. La validación se llevará a cabo mediante la recopilación de pruebas, que pueden obtenerse a través de documentación complementaria, entrevistas y/o la observación de actividades.

Acerca del equipo

El gestor de cuentas organizará el equipo de visita a las instalaciones. Se les pedirá a los solicitantes que proporcionen una persona de enlace adecuada para que el jefe de equipo y los evaluadores trabajen durante la evaluación. Esta persona debe tener la autoridad suficiente para garantizar que el equipo de evaluación tenga acceso a todos los documentos, registros, instalaciones y equipos, y a los empleados o contratistas pertinentes.

El tamaño del equipo de evaluación es de tres miembros para un solo campus; un jefe de equipo y dos evaluadores (un experto de la industria del sector medioambiental y un experto académico), que están capacitados para evaluar a las instituciones según los criterios de certificación de UNIVERSIDAD VERDE™. También pueden asistir miembros adicionales del Panel de Certificación de UNIVERSIDAD VERDE™. Para una visita a múltiples campus, un equipo de evaluación generalmente consta de un Jefe de equipo y dos evaluadores para cada campus.

Las actividades

Una plantilla de "Agenda" para la visita de evaluación está disponible en los anexos, ésta indicará la información sobre la visita de certificación, qué esperar y cómo prepararse, la duración, qué miembros del personal de la institución deben asistir a cada sesión. Por lo general, la visita a las instalaciones tendrá una duración de tres días; este tiempo puede variar en función del plan de la visita a las instalaciones y del número de campus/programas que solicitan la certificación.

La evaluación completa in situ comenzará con una reunión de entrada entre el equipo de evaluación y el equipo de gestión del solicitante, incluido el representante autorizado. Si el representante autorizado no está disponible, puede delegar en otro gerente o empleado superior.

Durante las visitas in situ, el equipo de evaluación, entre otros:

• Valida la información provista en el sistema de indicadores y/o a la documentación de certificación. La evaluación incluirá una revisión de los registros de la implementación de todas las políticas, procedimientos y sistemas, si están disponibles.
• Indaga sobre las inconsistencias identificadas durante la revisión de la documentación de certificación.
• Visita aulas, laboratorios y otras instalaciones clave del campus.
• Determina el cumplimiento de los criterios y políticas aplicables de UNIVERSIDAD VERDE™.

Se pedirá a las instituciones que proporcionen una sala de conferencias con acceso a Internet para que el equipo de la visita in situ pueda utilizarla, asimismo deberán estar disponibles bebidas, aperitivos y almuerzos de trabajo.

Algunos de los sistemas y registros que examinará el equipo de evaluación pueden ser confidenciales a nivel personal o comercial. El equipo será consciente de ello y tendrá la obligación de guardar todas las confidencias.

Entrevistas con empleados y contratistas

La evaluación incluirá entrevistas, cuando sea posible, con:

• Directores o Gerentes que lideran equipos que realizan trabajos en aspectos claves como: currículo e investigación, funcionamiento del campus, planificación y capacidad institucional.
• Líderes técnicos y aquellos que realizan trabajos orientados a una mejora de los resultados medioambientales de las facultades y universidades.
• Los responsables de aseguramiento de la calidad, seguridad y medio ambiente.

Las entrevistas están destinadas a asegurar al equipo de evaluación que las políticas, los procedimientos y los sistemas requeridos para la certificación se han implementado de manera consistente y eficaz. En algunos casos, los sistemas requeridos pueden no ser de propiedad del solicitante o universidad, sino de una persona o departamento diferente en la IES matriz. Cuando este sea el caso, el equipo de evaluación puede necesitar entrevistar a los representantes de la organización responsables de una política, procedimiento o sistema.

El alcance

A lo largo de la visita in situ, los miembros del equipo evaluarán las pruebas con respecto a la norma para generar conclusiones que se incluirán en el informe final de la visita in situ. Las conclusiones de la visita in situ se revisarán y debatirán en las reuniones diarias de información para obtener el reconocimiento de que las pruebas son precisas y de que se comprenden las deficiencias.

Una vez finalizada la visita de evaluación, el equipo elaborará un informe final. Las conclusiones de la visita in situ pueden indicar que la IES ha cumplido los requisitos del estándar o que existen deficiencias, y/o identificar oportunidades de mejora. El equipo de evaluación que visita su Universidad proporcionará una respuesta verbal inicial a su Universidad.

Tenga en cuenta que esta información es de carácter preliminar y deberá ser ratificada por la Junta de Certificación en la fase posterior a la evaluación del proceso.

Si no hay áreas de incumplimiento de los requisitos de certificación, se pasará al paso siete en el proceso de solicitud inicial: Otorgar la certificación.

Paso 7

Después del proceso de evaluación inicial en el sitio, y el solicitante haya abordado satisfactoriamente cualquier incumplimiento, el equipo de evaluación determinará:

• Si está satisfecho de que el solicitante ha cumplido con los requisitos de certificación.
• Cualquier limitación de alcance que pudiera aplicarse al solicitante.

Luego, la solicitud se remitirá a todos los miembros del Panel de Certificación. El panel revisará el archivo de la solicitud, desde la perspectiva del sistema de certificación, para garantizar que el proceso de certificación seguido por el evaluador líder y el equipo de evaluación fue objetivo y apropiado.

La Junta de Certificación, que generalmente se reúne tres veces al año, toma la decisión final sobre la certificación de la entidad y otorgará la acreditación a un solicitante cuando:

• Esté satisfecho de que el solicitante ha cumplido con todos los requisitos de acreditación.
• Recibe confirmación del Panel de Certificación de que el proceso fue apropiado.
• Recibe una notificación formal que indica que el solicitante acepta cumplir con los requisitos de certificación.
• Ha recibido el pago total de las tasas de certificación.

El Certificado de Acreditación

Se entregará un Certificado de Acreditación a la IES o Universidad certificada, junto con la notificación de la próxima evaluación de certificación:

• será notificado de la concesión de la certificación.
• se enviará una copia de la versión final del Informe de Certificación para su información (y las acciones de seguimiento que considere necesarias).

Las IES o Universidades certificadas no deben usar su acreditación para implicar:

• que son UNIVERSIDAD VERDE™ a menos que hayan solicitado y obtenido el registro.
• aprobación por UNIVERSIDAD VERDE™ de cualquier campus autorizado o inspeccionado.

Los informes y los resultados de la visita de acreditación son confidenciales para ambas partes. UNIVERSIDAD VERDE™ no comparte los resultados de la evaluación o los informes escritos, con terceros, y todos los evaluadores de acreditación de UNIVERSIDAD VERDE™ están formados para comprender la importancia de la confidencialidad.

Los certificados de acreditación (o partes de ellos) emitidos por UNIVERSIDAD VERDE™ pueden hacerse públicos, pero deben describirse con precisión. Se dispone de las siguientes opciones, para entregarla:

Tabla 1: Certificación Nuevas Universidades

CALIFICACIÓN
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Una espiga"
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Dos espigas"
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Tres espigas"
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Cuatro espigas"

CERTIFICACIÓN
Certificación por 3 años
Certificación por 5 años
Aplazamiento de la acreditación (con una visita reducida en el plazo de un año)
Denegación de la certificación

Tabla 2: Recertificación Universidades acreditadas

UPGRADE DE CALIFICACIÓN
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Una espiga"
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Dos espigas"
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Tres espigas"
UNIVERSIDAD VERDE: Calificación "Cuatro espigas"

CERTIFICACIÓN
Certificación por 1 años
Certificación por 3 años
Certificación por 5 años
Retirada de la certificación

Plazos

Las solicitudes de certificación son recibidas por UNIVERSIDAD VERDE™ de forma continua. No existe una fecha límite para la presentación de solicitudes de certificación.

Las Universidades que estén renovando una certificación deben enviar una Solicitud de evaluación iniciando sesión en el PAD y utilizando nuestra aplicación “Solicitud en línea”.

Considere que las listas de espera pueden ser largas y los calendarios de visitas a los centros se reservan hasta con un (01) año de antelación.